Новые правила ведения трудовых книжек с 2024 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила ведения трудовых книжек с 2024 года». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Порядок хранения трудовых книжек
Порядок не содержит правила, согласно которому для учета трудовых книжек используются приходно-расходная книга по учету трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. То есть учет трудовых книжек, бланков трудовой книжки и вкладыша в нее работодатель вести должен (п. 39 Порядка). Но он не обязан использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения книжек, вкладышей. Согласно п. 40 Порядка работодатель самостоятельно разрабатывает книги (журналы) по указанному учету.
Требования к таким разрабатываемым книгам (журналам) указаны в п. 40 Порядка. При учете движения фиксируются сведения о трудовых книжках, принятых от поступивших на работу, а также о трудовых книжках и вкладышах в них, выдаваемых работникам вновь, с указанием их серии и номера. В книгу (журнал) по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков и вкладышей, с указанием серии и номера каждого бланка. Указанные документы учета должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, печатью организации (при наличии). Отметим, что сургучная печать или пломбиратор уже не требуются.
При этом использование учетных книг (журналов) допустимо – работодатели, не жалеющие тратить время на разработку новых бланков, могут вносить записи в имеющиеся привычные учетные документы.
При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша. Указанную запись следует делать на титульном листе трудовой книжки, а если там места нет, то на титульном листе первого вкладыша (п. 33 Порядка).
* * *
Итак, количество разворотов в «трудовике» меняется. Порядок позволяет использовать технические средства для внесения записей. Сведения об образовании скорректированы, алгоритмы ведения трудовой книжки госслужащим, совместителям и «дистанционщикам» дополнены. В Порядке регламентированы действия в ситуации, когда сведения, внесенные в трудовую книжку, оказались ошибочными. Установлены новые сроки, в которые работодатель обязан выдать работнику на руки трудовую книжку. Разрешено не использовать приходно-расходную книгу и книгу учета движения при выдаче трудовых книжек и вкладышей, однако учитывать книжки и вкладыши необходимо.
Новый срок хранения трудовых книжек
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
Основные изменения в бланке
- На титульном листе больше не отражаются сведения о незаконченном высшем или среднем образовании. В соответствующих графах информация указывается в рамках уровней общего и профессионального образования: среднее, полное общее, бакалавриат, магистратура, специалитет, повышение квалификации и т.д.
- Для указания даты рождения работника и для даты заполнения трудовой в новом бланке используются пустые графы. Специальный формат для указания дат, который применялся ранее, отменили.
- На титульнике появилась отметка «при наличии» для места печати. Это изменение соответствует действующим нормам, согласно которым компании не обязаны иметь свою печать.
- Число разворотов для заполнения сведений о работе увеличено до 14, а для сведений о награждениях — уменьшено до 7. В соответствии с утверждённой формой трудовой книжки вкладыш также должен изготавливаться с учётом уменьшенного количества разворотов: 12 для сведений о работе и 5 — для награждений.
Если временный перевод стал постоянным
Если сотрудник временно переводится на другую работу внутри компании, запись о переводе не требуется делать. Соответствующая запись необходима только в случае, если временный перевод становится постоянным. Она будет выглядеть так:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата перевода работника;
- в графе 3 — запись о переводе, где указывается название структурного подразделения предприятия, должность, специальность, профессия и квалификация;
- в графе 4 — дата и номер приказов, по которым работник переведён временно, а затем — на постоянной основе.
Выдача трудовой книжки работнику
Выдача трудовой книжки вынесена в отдельный раздел и туда включены все случаи, когда работодатель должен выдать сотруднику трудовую книжку (не только при увольнении). Дописали, что если работник решил отказаться от бумажной трудовой книжки, то работодатель должен выдать ее не позже 3 рабочих дней со дня подачи соответствующего заявления (либо не позднее дня увольнения, если такое заявление подано накануне расторжения трудового договора с работником) (п. 35 Порядка). Причем, запись должна быть следующей:
- в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи,
- графе 2 – дата выдачи трудовой книжки на руки (обратите внимание: в Примере 4 даты заявления и выдачи книжки на руки отличаются);
- графе 3 делается запись «Подано письменное заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
- графе 4 указывается заявление работника, с датой и номером его регистрации.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Какие данные включают в электронные трудовые книжки (ЭТК)
- Организации, где работник трудится:
- Название организации;
- ИНН;
- ОГРН;
- Адрес места работы;
- Телефон;
- Должности, которые работник занимал:
- Название должности;
- Тарифный разряд или уровень;
- Дата начала работы на данной должности;
- Дата окончания работы на данной должности (если есть);
- Периодах работы:
- Дата начала работы в организации;
- Дата окончания работы в организации;
- Общая продолжительность работы;
- Видах деятельности:
- Основная и (при наличии) дополнительная специальность;
- Род деятельности (работы);
- Качестве строительных рабочих и рабочих промышленности:
- Профессии строительных рабочих;
- Профессии рабочих промышленности;
- Начислениях и выплатах:
- Начисленной и выплаченной заработной плате;
- Отпускных;
- Премиях;
- Других выплатах;
- Трудовом поведении:
- Сведениях о дисциплинарных взысканиях;
- Нарушениях трудовой дисциплины.
ЭТК позволяет хранить всю необходимую информацию о трудовой деятельности работника в удобном и электронном формате. Также она удобна для работы работодателей и служб занятости, которые могут получить доступ к данным для проверки рабочего стажа и трудовой истории работника.
Как делают в трудовой запись об увольнении
Внесение записи об увольнении в трудовую книжку делается в дату увольнения, на основании той причины, которая указана в приказе, также указывается ссылка, касающаяся соответствующей статьи, части статьи, пункта статьи Трудового кодекса РФ либо другого федерального закона.
Внесение причины увольнения либо прекращения трудового договора должно точно соответствовать формулировкам, указанным в Трудовом кодексе РФ: в графу 1 ставят порядковый номер записи; в графе 2 указывают дату увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делают запись, связанную с причиной увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносится запись, — приказ (распоряжение) либо иное решение, вынесенное работодателем, его дата и номер. Датой увольнения признается последний день работы, если иного не установлено в трудовом договоре или соглашении сторон.
Новые трудовые книжки с 2023 года: основные изменения
В новых бланках трудовой книжки с 2023 года нужно учитывать такие изменения:
- на титульном листе появится отметка о печати — ее ставят, если компания или ИП работает с печатью;
- сведения о работе теперь можно размещать на 14 разворотах (в нынешних бланках их всего 10);
- раздел о награждениях или поощрениях станет меньше — 7 разворотов вместо 10.
Корректировки в бланках вкладышей такие:
- та же самая отметка о печати появится на титульных листах;
- в разделе со сведениями о работе будет 12 разворотов вместо 9;
- в разделе с награждениями и поощрениями сотрудника — 5 разворотов вместо 8.
Как правильно заполнять трудовые книжки
Трудовая книжка – это важный документ для каждого работника. Она является юридическим доказательством работы и содержит информацию о трудовом стаже. Правильное заполнение книжки многое значит, поскольку любые ошибки или неточности могут привести к непредвиденным последствиям.
Перед тем, как начать заполнять трудовую книжку, нужно назначить ответственного за ее ведение. В большинстве случаев это представитель кадровой службы или штатного юриста. Этот человек должен быть в курсе всех требований и изменений в правилах заполнения.
Как правило, трудовые книжки приобретают образцы в бланках у специализированных организаций. Вначале заполняются страницы с основными данными о работнике, затем добавляются последующие записи о месте работы, дате приема и увольнения, должности, заработной плате и других сведениях.
Важно помнить о том, как хранить трудовые книжки. Для этого нужно обеспечить правильные условия, чтобы они не повреждались или не попадали в чужие руки. Оптимальным вариантом является закрытая шкафчик с ключом или специальное помещение с контролируемым доступом.
Когда заполняете книжку, важно избегать ошибок и неточностей. Наиболее общими ошибками являются:
- неправильное указание даты начала или окончания работы;
- неверные сведения о должности или обязанностях;
- ошибки в указании заработной платы;
- неправильное написание фамилии, имени или отчества работника.
Ошибки при заполнении трудовых книжек могут привести к проблемам, потере данных и сложностям при доказательстве фактов трудового стажа. Поэтому необходимо заполнять книжки внимательно и проверять информацию перед подписанием.
Заполнение трудовых книжек требует знания специфики работы, а также грамотного использования техники заполнения. Для предотвращения ошибок рекомендуется использовать официальный бланк, проверять правильность заполнения каждой ячейки и обращаться к профессионалам для консультации при необходимости.
Сколько хранить в организации
Важным вопросом при управлении трудовыми книжками в организации является определение срока их хранения. Каждая организация должна знать, сколько лет необходимо хранить трудовые книжки своих работников.
Согласно юридической норме, трудовую книжку работника нужно заполнять и вести с момента его приема на работу. Трудовая книжка должна содержать информацию о работе работника в организации, а также записи о его вознаграждении, отпусках и других стандартных сведениях.
Ошибки в заполнении трудовых книжек могут повлечь за собой негативные последствия для ответственных лиц организации. Поэтому важно заполнять трудовые книжки правильно и аккуратно, чтобы избежать возможных ошибок.
Организация должна хранить трудовые книжки своих работников на протяжении определенного срока. Согласно изменениям, вступающим в силу с 2024 года, организации должны хранить трудовые книжки в течение 55 лет после ухода работника на пенсию.
При хранении трудовых книжек необходимо учесть особенности техники хранения. Трудовые книжки должны храниться в специальных папках или полках в хорошо освещенных и проветриваемых помещениях. Также можно использовать электронные системы хранения для удобства работы с большим объемом документации.
Организацию должен назначить ответственный работник, который будет отвечать за хранение трудовых книжек и проверку их актуальности. Кроме того, важно вести журнал учета, в котором отражается информация о выдаче и возврате трудовых книжек работникам.
Правильно организованное хранение трудовых книжек является важным аспектом управления персоналом. Соблюдение правил хранения поможет избежать проблем при проверках соответствия документации и не допустить потери и неправильную обработку важной информации.
Какие данные теперь будут включены в трудовую книжку
С 1 сентября 2024 года вступает в силу новый порядок ведения и хранения трудовых книжек, который предусматривает расширение перечня данных, включаемых в эти документы. Теперь трудовые книжки будут содержать не только основные сведения о работнике и его трудовой деятельности, но и дополнительную информацию, необходимую для обеспечения более полной и достоверной учетности трудовой истории каждого работника.
В новую версию трудовой книжки будут включены следующие данные:
- Полное наименование организации и ее юридический адрес. Эти данные позволят установить, в какой организации работал или работает сотрудник, и будут являться ключевыми для идентификации трудовой книжки.
- Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) организации. Этот номер поможет связать трудовую историю работника с конкретной организацией и облегчит процесс верификации трудовых данных.
- Сведения о начале и окончании каждого предыдущего и текущего трудового договора. В трудовую книжку будут включены даты начала и окончания трудовых отношений, что позволит более точно отражать длительность работы в каждой организации.
- Подписи работника и работодателя. Дополнительное требование заключается в том, чтобы трудовая книжка содержала подписи работника и работодателя на каждой странице. Это поможет обеспечить подлинность и достоверность данных.
Расширение перечня данных, включаемых в трудовую книжку, направлено на повышение прозрачности и защиты прав работников, а также обеспечение эффективного учета и контроля трудовых отношений. Новые требования позволят работодателям и органам контроля более точно проследить за изменениями в трудовой деятельности каждого работника.
Последствия при нарушении нового порядка ведения и хранения трудовых книжек
Ввод нового порядка ведения и хранения трудовых книжек с 1 сентября 2024 года влечет за собой ряд последствий для как работодателей, так и для работников. Невыполнение требований нового порядка может повлечь за собой серьезные негативные последствия.
Последствия для работодателей:
- Административные штрафы: работодателю может быть наложен административный штраф за каждый факт нарушения правил ведения и хранения трудовых книжек. Размер штрафов будет зависеть от тяжести нарушений.
- Уголовная ответственность: в случае систематических и грубых нарушений работодатель может быть привлечен к уголовной ответственности. За хранение, подделку или уничтожение документации, включая трудовые книжки, может быть наказание как штраф, так и лишение свободы.
- Утеря документов: при нарушении правил хранения трудовых книжек, работодатель может столкнуться с риском их утери, что может привести к юридическим проблемам и сложностям при доказывании занятости работника и его стажа.
Последствия для работников:
- Потеря возможности подтверждения стажа: работники, у которых трудовая книжка не будет оформлена или хранится неправильно, могут столкнуться с трудностями при подтверждении своего трудового стажа, получении пенсии и других предоставляемых государством льготах.
- Неполучение социальных гарантий: нарушение правил ведения трудовых книжек может привести к тому, что работники лишатся права на социальные гарантии, такие как отпускные, больничные и другие.
- Утрата юридической защиты: без правильно оформленной и хранящейся трудовой книжки, работники могут оказаться без юридической защиты в случае возникновения споров с работодателем или незаконного увольнения.
Правила заполнения трудовой книжки в 2024 году
Трудовую книжку необходимо заполнять корректно и правильно, в соответствии с установленным порядком. В 2024 году актуальны новые правила внесения записей, касающихся работы сотрудника.
При смене работы, переводе на другую должность, совместительстве, увольнении, временном прописывании, признании титульных листов недействительными и в случае смерти сотрудника необходимо внести соответствующие записи.
В трудовую книжку необходимо вносить изменения только по установленному порядку, при этом запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации.
При заполнении трудовой книжки также следует учитывать, что дубликаты заполненных бланков не допускаются, однако, сделать копию заполненной страницы можно для личного пользования работником.
Внесение исправлений в трудовую книжку должно производиться с соблюдением порядка, утвержденного правилами. Исключениями могут быть незначительные ошибки, которые могут быть исправлены значком «i» и припиской причины.
В случае постоянного изменения фамилии работника необходимо внести соответствующие записи, которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.
Внесение записей в трудовую книжку осуществляется на специальном титульном листе. При переходе на новую работу необходимо внести запись о приеме на работу на этом листе, а также указать дату начала работы, должность и наименование организации.
В случае перевода сотрудника на другую должность, при увольнении или временном прописывании также необходимо оформить запись на титульном листе о соответствующем событии.
Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки несет работодатель, который должен обеспечить своих сотрудников необходимой информацией и поддержкой в этой сфере.
Как изменить книгу учета движения трудовых книжек в 2024 году
В 2024 году для внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек действуют определенные правила. Основным правилом является необходимость точного и правильного заполнения каждой страницы книги. Для этого важно следовать определенным инструкциям и требованиям, касающимся учета движения книжек работников.
Основным внесением изменений в книгу является регистрация и отражение всех движений трудовых книжек работников в учетной системе. Для этого необходимо заполнять соответствующие строки и столбцы таблицы с данными о работниках, дате начала и окончания работы, а также основаниях для записи.
При внесении изменений в книгу особое внимание следует уделить правильности оформления и оформлению изменений. Используйте характерные обозначения и сокращения, чтобы сделать запись компактной и понятной. Кроме того, не забудьте указать подпись и дату внесения изменений, чтобы обеспечить верность и достоверность данных.
В случае необходимости внесения изменений в книгу учета движения трудовых книжек в 2024 году, обратитесь к официальной инструкции или к компетентным специалистам, чтобы получить подробные указания по правилам внесения изменений и обеспечить точность и актуальность учета движения книг.
Санкции за неправильное внесение изменений в книгу учета движения трудовых книжек
Для правильного ведения книги учета движения трудовых книжек необходимо соблюдать определенные правила. В случае неправильного внесения изменений в книгу, могут быть применены санкции, которые можно разделить на основные и дополнительные.
Основные санкции предусматривают штрафы в размере определенной денежной суммы. Величина штрафа может зависеть от характера нарушения и повторности совершения. Также могут применяться административные наказания, такие как лишение учета, приостановление деятельности или отзыв разрешения на ведение учета трудовых книжек.
Дополнительные санкции могут быть назначены в случае повторных нарушений или при совершении особо тяжких нарушений. К ним относятся административное и уголовное преследование, возмещение причиненного ущерба, лишение свободы и т.д. В зависимости от характера нарушения и его последствий, дополнительные санкции могут быть назначены как индивидуально, так и в комбинации с основными.