Выдача в подотчет в 2024 году в бюджетном учреждении
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Выдача в подотчет в 2024 году в бюджетном учреждении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Указание Центробанка № 3210-У от 11.03.2014 устанавливает новый порядок выдачи и расходования подотчетных сумм в 2023 году, в последний раз этот норматив меняли Указанием № 5587-У от 05.10.2020. ЦБ РФ разрешил вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работников. Теперь кассиры вправе не требовать от получателей денег удостоверение личности, хотя и обязаны убедиться, что перед ними лицо, указанное в расходном ордере.
Чем регулируется подотчет
Кассирам запретили выдавать денежные купюры с повреждениями: загрязнением поверхности лицевой или оборотной сторон, которые привели к снижению яркости изображения на 8% и более, с посторонними надписями или рисунками, состоящими из двух и более знаков или символов, с оттисками штампа или пятнами диаметром 5 мм и более. Если банкнота содержит одно и более из указанных повреждений и другие, которые описаны в пункте 2.9 Положения Банка России № 630-П от 29.01.2018, ее надо сдать в банк. Принимать в кассу наличные деньги, признанные неплатежеспособными, запрещено — это предусматривают новые правила работы с подотчетниками из указаний Центробанка.
Следует ли подотчетному лицу выдавать доверенность, если оно приобретает основное средство?
Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами (ч. 1 ст. 185 ГК РФ). Иными словами, она представляет собой одностороннюю сделку, из которой возникает право поверенного выступать от имени доверителя. Доверенность должна быть подписана руководителем и главным бухгалтером учреждения и заверена печатью. Как правило, доверенность материально ответственному лицу выписывается для оформления его права выступать в качестве доверенного лица организации при получении материальных ценностей, отпускаемых поставщиком по наряду, счету, договору, заказу, соглашению. Данная практика распространена при получении материальных ценностей, оплата которых производится посредством безналичных расчетов.
В случае если подотчетное лицо не заявляет о себе как о представителе организации и приобретает товар в порядке, предусмотренном договором розничной купли-продажи, доверенность не требуется. Договор розничной купли-продажи является публичным договором, то есть заключенным коммерческой организацией и устанавливающим ее обязанности по продаже товаров, выполнению работ или оказанию услуг, которые она по характеру своей деятельности должна осуществлять (п. 2 ст. 492 ГК РФ). Статьей 493 ГК РФ установлено, что договор розничной купли-продажи считается заключенным в надлежащей форме с момента выдачи продавцом покупателю кассового или товарного чека либо иного документа, подтверждающего оплату товара.
Документальное оформление выдачи денег в подотчет на карточку сотрудника
Перечисленные на карту сотрудника подотчетные денежные средства проверяющие инспекторы из ФНС, ПФР и ФСС могут легко отнести к его заработной плате. Итогом станет доначисление зарплатных налогов, страховых сборов и штрафных санкций. Чтобы избежать этих неприятностей, необходимо изначально зафиксировать в документальной форме обоснованность выдачи подотчета на карту сотрудника.
В первую очередь в учетную политику или в инструкцию по использованию подотчетных сумм надо внести следующие положения:
«Выдача денежных средств под отчет может производиться как в наличной, так и в безналичной форме.
При безналичной форме расчетов с подотчетными лицами денежные средства перечисляются на их зарплатные или личные карты с расчетного счета организации.
Возврат неиспользованных подотчетных средств может быть осуществлен в безналичной форме — в виде перевода с карты подотчетного лица на расчетный счет организации — или в наличной форме — в виде передачи наличных денежных средств в кассу организации».
Затем нужно ввести в действие приказ о подотчетных лицах и зафиксировать в нем список должностных лиц, которые могут получить денежные средства в подотчет. При небольшом рабочем штате удобнее будет указать просто перечень должностей без личных данных сотрудников. В таком случае не придется переделывать приказ при смене сотрудников.
С образцом приказа можно ознакомиться в нашей статье «Составляем приказ о подотчетных лицах — образец».
Следующим документальным обоснованием предоставления подотчетных средств на карту будет личное заявление сотрудника или приказ руководителя о выдаче денежных средств под отчет. Законодательство разрешает оформлять только один из этих документов.
К обязательным реквизитам заявления (приказа) о выдаче подотчета на карту относятся:
- цель получения подотчетных денег;
- сумма запрашиваемого подотчета;
- банковские реквизиты карты, на которую производится выдача подотчета;
- период, на который предоставляются подотчетные деньги;
- разрешительная подпись руководителя (или лица, которое может подписывать подобные документы по доверенности от руководителя);
- подпись подотчетного лица;
- дата составления.
Назначение подотчетных лиц
Инструкция, как сделать приказ на оплату по авансовому отчету, состоит из следующих шагов:
- Составить документ в произвольной форме или форме, утвержденной в конкретной организации.
- Подписать его у руководителя организации.
- Под подпись ознакомить с распоряжением всех сотрудников, которых он касается, это сотрудник, получающий в соответствии с документом деньги, и лицо, ответственное за исполнение бумаги. Этим они подтверждают, что ознакомлены и согласны с документом.
В тексте указывают:
- регистрационный номер документа и дату его составления;
- наименование компании;
- полный перечень лиц, которым выдаются деньги, с указанием их должностей, Ф. И. О.;
- максимально допустимые к выдаче суммы;
- цели и сроки, на которые выдаются деньги.
Заверять его печатью необязательно.
Так как такое распоряжение относится к документам по основной деятельности, оно подлежит постоянному хранению.
Круг полномочий выдаваемых лиц
В соответствии с изменениями, вступающими в силу в 2024 году, выдаваемым лицам будет расширен круг полномочий. Теперь они будут иметь возможность получать и возвращать документы, материальные ценности, технику, а также осуществлять финансовые операции.
Однако в связи с расширением полномочий выдаваемых лиц, будет установлен строгий контроль и регулирование их действий. Принципы прозрачности, ответственности и соблюдения правил будут стоять на первом месте.
Выдаваемые лица должны быть прошедшими специальное обучение и получившими необходимые навыки для эффективного выполнения своих задач. Они также должны иметь хорошее понимание правил и процедур, которые регулируют выдачу в подотчет.
Все действия выдаваемых лиц должны быть документально оформлены и строго контролироваться. Вся информация о выдаче и возврате должна фиксироваться в специальной электронной системе учета.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам подотчета, работникам организации, отправленным в командировку, обязательно заполнять заявление на выдачу денег под отчет. Это требуется для получения авансового финансирования на покрытие командировочных расходов.
В заявлении необходимо указать цель командировки и ожидаемые расходы, такие как проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы по интересам организации. Работник должен также указать сумму денег, которую он ожидает получить в авансе.
Подотчетные суммы, выданные работнику, регулируются новыми правилами, и командировочные расходы должны быть подтверждены отчетом о затратах. Если работник потратил меньшую сумму, чем получил в авансе, обязательно вернуть непотраченные деньги по правилам организации.
Для заполнения заявления на выдачу денег под отчет можно использовать специальную форму, предоставленную организацией. Это поможет упорядочить процесс подотчета и обеспечить четкую финансовую отчетность.
Однако стоит отметить, что новые правила также предусматривают возможность компенсации личных расходов работника при выполнении служебных обязанностей. В таком случае работник может подать другое заявление на выдачу денег под отчет, указав цель и перечислить личные расходы.
Можно ли подотчетные суммы перечислить на карту
Одним из новых правил подотчета, которое вступит в силу в 2023 году, является возможность перечисления подотчетных сумм на карту. Это облегчит процесс отчетности и расчетов между организацией и ее сотрудниками.
Ранее работникам, отправляющимся в командировку, выдавались командировочные авансы наличными деньгами, которые затем необходимо было потратить и предоставить отчет о расходах. Теперь же сотрудники смогут указать в заявлении о командировке свой банковский счет или карту для перечисления подотчетных сумм.
Однако, следует учесть, что эта возможность не отменяет обязательность заполнения отчета о командировочных расходах. Сотрудник все равно должен будет указать, на что именно он потратил деньги, какие расходы были совершены и предоставить соответствующие документы.
Также стоит отметить, что перечисление подотчетных сумм на карту не означает, что эти деньги можно использовать для личных целей. Данный вид компенсации предназначен только для покрытия расходов, связанных с командировкой или другими служебными обязанностями.
Таким образом, новым правилам подотчета предоставляется возможность перечисления подотчетных сумм на карту, что упростит процесс работы с подотчетными расходами. Однако, необходимо соблюдать правила и требования, установленные организацией, и использовать эти деньги в интересах работодателя.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт является важным инструментом для регулирования расходов, связанных с командировками и подотчетными суммами. Его назначение заключается в том, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над использованием денежных средств, выдаваемых работникам организации для личных расходов по командировкам.
Согласно новым правилам, работникам выдают деньги на командировочные расходы в виде авансового отчёта, который они обязаны заполнить. Форма заполнения авансового отчёта регулируется официальными правилами и заявлением о командировке.
Авансовый отчёт позволяет работникам использовать выданные им деньги на личные нужды, связанные с командировкой. Однако, подотчетные расходы должны быть обязательно обоснованы и соответствовать правилам и условиям, установленным организацией.
Основное назначение авансового отчёта — это обеспечение компенсации расходов, понесенных работником во время командировки. Сумма авансового отчёта рассчитывается исходя из расчетов предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник потратил меньшую сумму, чем было выдано в авансовом отчёте, то он обязан вернуть неизрасходованную часть денег организации. В противном случае, если работник потратил больше, чем указано в отчёте, он должен самостоятельно возместить превышение.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы организация имела подотчетные расходы, которые могут быть прозрачно отслежены и контролированы. Это в интересах как организации, так и работников, чтобы подотчетные расходы соответствовали правилам и не превышали предельно допустимые суммы.
Представление авансового отчета
По полученным под отчет деньгам работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной организацией (это может быть и унифицированная форма № АО-1).
Срок представления отчета по истраченным наличным средствам, полученным из кассы (в том числе на командировку), законодательством установлен и равен 3 рабочим дням№ 3210-У. А вот по подотчетным суммам, переведенным на банковскую карту, такого срока нет. Поэтому организация должна установить его самостоятельно. Причем в ситуации, когда подотчетные средства переводятся на карту, не действует запрет на получение новых подотчетных сумм до представления отчета по старым. Значит, организация может установить, что по средствам, полученным на карту, работник вправе отчитываться, к примеру, всего раз в месяц (например, это удобно, если нужно часто приобретать канцтовары).
3. Порядок отчета по подотчетным суммам.
3.1. По расходам, произведенным в интересах организации за счет подотчетных или собственных средств, работник должен отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (см. Приложение № 4).
3.2. Авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней:
— по средствам, выданным на командировку, — со дня возвращения из нее;
— по средствам, полученным на иные нужды из кассы либо на карту, — после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет;
— по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7 — со дня покупки.
Если срок представления авансового отчета истекает в период отсутствия работника на работе на законных основаниях (например, из-за болезни), то авансовый отчет представляется в течение 3 рабочих дней со дня выхода на работу.
3.3. Неиспользованный остаток подотчетных средств работник должен вернуть на следующий рабочий день после истечения срока, на который деньги были выданы под отчет, а в случае отсутствия на работе в этот день на законных основаниях — в день выхода на работу.
3.4. Авансовый отчет оформляется в одном экземпляре. На его оборотной стороне в таблице работник записывает по порядку подтверждающие документы и суммы затрат по ним, затем прикладывает эти документы к авансовому отчету, предварительно пронумеровав их в том же порядке. При этом сумма в графе «Израсходовано» на лицевой стороне должна соответствовать итоговой сумме расходов в таблице на оборотной стороне.
3.5. В подтверждение приема авансового отчета работнику выдается расписка (отрезная часть отчета).
3.6. Если авансовый отчет представляется по собственным потраченным средствам в соответствии с п. 1.7, то работник одновременно подает заявление (см. Приложение № 5) на имя руководителя с просьбой утвердить авансовый отчет и возместить перерасход в соответствующей сумме.
В тексте заявления о возмещении перерасхода, когда работник тратил личные деньги, можно указать, например: «Прошу утвердить прилагаемый авансовый отчет от 28.03.2016 № 12 и возместить перерасход в сумме 1560 руб., истраченной на покупку канцелярских товаров».
Неиспользованные подотчетные средства, возвращенные в кассу, не обязательно сдавать на расчетный счет. Поэтому их можно снова выдать под отчет либо направить на иные нужды (кроме тех, для которых требуется специально снимать деньги со счета, например на оплату аренды недвижимости и т. п.).
Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
Мухина Е.Р.
- Старший преподаватель,
- Пермский национальный исследовательский политехнический университет
- Система нормативного регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
- Аннотация
В статье приведены основные нормативно-правовые документы в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами. Охарактеризована сфера действия данных документов.
Ключевые слова: нормативно-правовая база, подотчетные лица, учет расчетов, закон, постановление.
Mukhina E.R.
- Senior lecturer,
- Perm National Research Polytechnic University
- THE REGULATORY SYSTEMS ACCOUNTING PAYROLL
- Abstract
The paper presents the basic legal documents in the field of regulation of accounting Payroll. The scope of these documents is characterized.
Keywords: regulatory framework, accountant, accounting calculations, laws, regulations.
В процессе осуществления своей деятельности предприятия зачастую сталкиваются с необходимостью оплаты материальных ценностей или различного рода работ, услуг наличными денежными средствами, т.е. через подотчетные суммы.
- Несмотря на то, что в бухгалтерском учете отражение данных операций не представляет сложности с точки зрения проводок, в то же время постоянно меняющаяся законодательная база предъявляет довольно жесткие требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных учетных регистров, способов группировки и отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций с подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям.
- Рассмотрим нормативно-правовую базу в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами (таблица 1).
- Таблица 1 – Нормативная база в области регулирования учета расчетов с подотчетными лицами
| № п/п | Нормативно-правовой акт | Сфера регулирования |
| 1 | Федеральный закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06 декабря 2011 г. | Регулирует правила отражения операций по учету расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете предприятий |
| 2 | Гражданский кодекс РФ | 1) Регулирует отношения между лицами, осуществляющими предпринимательскую деятельность, или с их участием. |
| 3 | Налоговый кодекс РФ | 2) Определяет отношения по установлению, введению и взиманию налогов и сборов [1] |
| 4 | Инструкция по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций от 31 октября 2000 г. N 94н | Устанавливает единые подходы к применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и отражению фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета |
| 5 | Положение о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации №318-П от 24.04.2008 | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
| 6 | Указание Банка России от 11 марта 2014 г. N 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” | Регулирует порядок ведения кассовых операций |
Согласно Инструкции по применению плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций для обобщения информации о расчетах с подотчетными лицами по суммам, выданным им на административно-хозяйственные, операционные, командировочные расходы, используется активно-пассивный счет 71 “Расчеты с подотчетными лицами”, дебетовое сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданных под отчет средства на основании расходных кассовых ордеров, кредитовое – суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам.
Регистром для учета операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 – комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. Аналитический учет ведется по отдельно выданным под отчет суммам и осуществляется позиционным способом.
По каждой отдельной строке отражаются выданный аванс, суммы расхода на основе утвержденного авансового отчета, а также возвращенная сумма неиспользованного аванса или возмещенная сумма перерасхода (против выданного аванса). Таким образом, операции по одному авансовому отчету должны найти отражение только по одной строке.
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Выдача подотчетных сумм
Выдавать деньги под отчет можно любым работникам и в любой валюте.
Подотчетными лицами могут быть даже работники-иностранцы, не являющиеся резидентами РФ. Выдача им денег под отчет не считается валютной операцией, при которой расчеты ведутся лишь через счет в уполномоченном банке. Ведь деньги не отчуждаются в пользу работника, а остаются в собственности работодателя.
Получить в бухгалтерии деньги под отчет работник может только на основании резолюции руководителя и только при отсутствии задолженности по ранее полученным подотчетным суммам№ 3210-У№ 3210-У). Между тем ответственности за выдачу новых подотчетных сумм в отсутствие отчета по старым нет№ 307-АД15-11670.
Деньги под отчет выдаются по заявлению работника. Причем оно обязательно, даже если подотчетное лицо — сам руководитель организации (вместо заявления он может оформить распоряжение). Ведь выдачу денег под отчет в отсутствие такого заявления проверяющие могут посчитать нарушением порядка ведения кассовых операцийКоАП РФ.
Формы заявления работника и распоряжения руководителя на выдачу средств под отчет вы можете найти:
Сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и способ выдачи денег (наличными из кассы или перечислением работнику на карту: корпоративную, зарплатную, обычную дебетовую№ 03-11-11/42288) устанавливает сама организация.
Поскольку личные банковские карты работников используются для подотчетных целей куда чаще корпоративных, то далее мы будем вести речь лишь о личных картах.
Если организация использует для подотчетных нужд корпоративную карту, то в инструкции для подотчетников или в ином внутреннем документе следует дополнительно оговорить все связанные с этим нюансы (например, о порядке передачи карты и ее возврата, об обязанности работника сохранять в тайне PIN-код, об отсутствии ограничения по расчетам свыше 100 тыс. руб. и т. п.). Также помните, что при использовании корпоративных карт деньги считаются выданными под отчет не в момент передачи карты, а в момент, когда работник снимет с нее деньги или расплатится ею.
На какие цели можно выдать наличные денежные средства под отчет?
Согласно п. 1.1 Положения N 373-П нормы документа распространяются на юридических лиц, которые ведут бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России). Кроме того, действие документа распространяется на юридических лиц, перешедших на УСНО, и физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.
До 2012 г. цели, на которые организации могли расходовать денежные средства путем выдачи их под отчет, были указаны в п. 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденного Решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Напомним, что данный пункт предписывал учреждениям выдавать средства под отчет либо на хозяйственно-операционные расходы, либо на расходы, связанные со служебными командировками.
В соответствии с п. 4.1 Положения N 373-П наличные денежные средства можно выдавать под отчет на расходы, которые связаны с ведением деятельности. Однако данная норма не означает, что учреждение вправе тратить наличную выручку на что угодно.
Перечень целей, на которые можно направлять наличные средства, приведен в Указании Банка России от 20.06.2007 N 1843-У. В соответствии с данным документом поступившую в кассу наличную выручку можно расходовать:
- на выдачу заработной платы, осуществление иных выплат работникам (в том числе социального характера);
- на выплату стипендий;
- на оплату командировочных расходов;
- на оплату товаров, работ и услуг;
- на возврат ранее полученных наличных средств в оплату товаров, работ и услуг.
Таким образом, цели, на которые можно выдать денежные средства под отчет, в принципе остались теми же: это командировочные и хозяйственно-операционные расходы.
Срок и суммы подотчетных денежных средств не ограничиваются
Для того чтобы получить денежные средства в подотчет подотчетному лицу следует написать заявление, в котором в свободной форме будет изложена просьба о выдаче определенной суммы для произведения расходов в интересах организации. Далее заявление должно попасть к руководителю организации, который своей подписью одобряет выдачу денег в подотчет и указывает сумму к выдаче.
Заявление с одобрительной резолюцией руководства служит основанием для кассира для выдачи денег. Образец заявления на выдачу денег в подотчет предлагаем скачать внизу статьи.
В тексте обозначается фраза с просьбой о выдаче под отчет денежной суммы, которая пишется прописью и в скобках указывается цифрами.
Также следует указать цель расходования средств.
Необходимо обосновать, почему необходима денежная сумма именно в таком размере. Если нужно, приводится расчет суммы с учетом всех планируемых расходов.
Это актуально для командировочных, представительских расходов. Заявителю нужно указать дату, к которой нужны деньги.
Написанное таким образом заявление подписывается и датируется. Запись об отсутствии долгов по ранее выданным сумма под отчет бухгалтер делает ниже на бланке заявления.
Если долги имеются, то заявителю будет отказано в выдаче денег. Решение руководителя пишется также на бланке заявления, заверяется подписью. Кассир, получивший заявление, также должен поставить свою подпись на бланке заявления и выдать подотчетному лицу указанную сумму денег в подотчет.
Пример оформления заявления предлагаем скачать ниже. образец — скачать.
Первый день июля 2021 года — без преувеличения целая веха для бухгалтеров и компаний в целом. Повсеместный переход на онлайн-кассы — за отдельными льготными исключениями — влечет за собой необходимость перестройки и в других сферах.
Так, подотчетники напрямую должны учитывать июльские «кассовые» изменения. Нужно иметь в виду и другие поправлки, которые непосредственно отразились на оформлении авансотчета. Иначе есть риск, что компания не сможет учесть подотчетные траты. Обо всем — по порядку.
Проведите для сотрудников компании ликбез по следующим пунктам.
В 2020 году вступили в силу несколько поправок, которые касаются документов, подтверждающих расходы подотчетных средств, – чеков – бумажных и электронных. Несмотря на то, что список требуемых документ от подотчетников во втором полугодии не изменился, чтобы компания могла учесть затраты при налогообложении, важно, чтобы представленные подтверждения соответствовали новым требованиям.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам, работы с подотчетными деньгами будет осуществляться через выдачу денег под отчет. Подотчетные суммы выдаются работникам организации в целях расходов на нужды работников в рамках служебных обязанностей.
Чтобы получить эти суммы, работник должен подать заявление на выдачу денег под отчет. В заявлении необходимо перечислить цели и суммы предполагаемых расходов, а также обосновать их необходимость в интересах хозяйственной деятельности организации.
Заявление с подотчетными расходами подлежит проверке и контролю. После выполнения деловых расчетов и предоставления отчета о потраченных суммах и использовании денег в соответствии с правилами и целями, указанными в заявлении, происходит компенсация расходов.
Таким образом, новым правилам регулируется работа с подотчетными деньгами через заявление на выдачу средств под отчет, что позволяет организации более эффективно контролировать использование денег и обеспечивать их расходование в интересах хозяйственной деятельности. Такая система также предоставляет работникам возможность работать с более четкими и прозрачными правилами в рамках своей служебной деятельности.
Требования к получению подотчетных сумм
Для получения подотчетных сумм в 2024 году работник должен выполнить ряд обязательных требований, предусмотренных правилами и положениями компании. Важно соблюдать эти требования, чтобы быть уверенным в получении доложенной суммы.
Во-первых, работник должен предоставить все необходимые документы, подтверждающие целесообразность и законность использования подотчетных средств. Это включает в себя детальный отчет о затратах, сопровождаемый оригинальными кассовыми чеками или иными документами, подтверждающими факт и размер расходов. Отчет должен быть составлен согласно установленным правилам и должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом.
Кроме того, требуется указать основное назначение получения подотчетных средств. Работнику необходимо объяснить и доказать необходимость совершения этих расходов и их соответствие предмету трудовой деятельности. Компания имеет право отклонить выдачу подотчетных сумм, если не увидит необходимости или убедительности этих расходов.
- Предоставить документы, подтверждающие затраты. Работник должен предоставить оригинальные кассовые чеки или иные документы, подтверждающие факт и размер расходов.
- Составить отчет о затратах в установленной форме. Отчет должен быть составлен согласно правилам и должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом.
- Объяснить и доказать необходимость расходов. Работнику необходимо указать основное назначение получения подотчетных сумм и объяснить их соответствие предмету трудовой деятельности.